Break-out Rooms in Microsoft Teams

We zijn allemaal inmiddels behoorlijk gewend aan het werken op/met afstand en de meeste van ons vergaderen al ruim een half jaar in groepen via Teams, Zoom, Hangouts, Webex en noem ze verder allemaal maar op. Recent kreeg ik de vraag of het mogelijk is om in Microsoft Teams met Breakout Rooms en groepen te werken. In eerste instantie moest ik aan Zoom denken, maar heb het toch even uitgezocht en het blijkt, middels een makkelijke workaround goed te realiseren. Minstens zo belangrijk is het om te weten dat over niet al te lange tijd Breakout Sessies als modus toegevoegd wordt aan Teams vergaderingen, waardoor je snel in kleinere groepen uiteen kunt gaan gedurende een Teams meeting.

Stap voor stap

Omdat wij alvast een oplossing willen voor deze functionaliteit hierbij een korte instructie waarmee je Breakout Groepen en Breakout Sessies kunt organiseren.

De meeste Breakout sessies starten met een centrale opening of keynote en worden gezamenlijk gesloten. Voor deze centrale bijeenkomst gebruik je het algemene kanaal van je team en organiseer je een vergadering

De Breakout sessie kun je vervolgens in verschillende ruimtes (die we middels het aanmaken van kanalen realiseren) laten plaatsvinden.

Afsluiten doe je dan vervolgens weer in een algemene teams vergadering.

Maak of gebruik een Team op de gebruikelijke wijze. Voeg voor de Breakout sessies kanalen toe. Organiseer vervolgens de vergaderingen.

De outbreak sessies organiseer je met een link naar het betreffende kanaal (zie hieronder)

Link naar de breakout sessie

Zorg voor een uitnodiging of programma met een link naar de verschillende sessies. De link naar de breakout sessie kun je uit de uitnodiging halen

Omdat de link nogal lang en niet gebruiksvriendelijk is, is het aan te bevelen de tekst aan te passen en een vriendelijke link te gebruiken naar de sessie om te voorkomen dat je een link moet communiceren zoals bijvoorbeeld deze –> “https://teams.microsoft.com/l/meetup-join/19%3a2a30a761e64c4b4e9e5169a9f6aaf7c9%40thread.tacv2/1601648274842?context=%7b%22Tid%22%3a%2253716d0e-47a3-bae0-c3aff9232281%22%2c%22Oid%22%3a%223388a525-c-4063-9c9a-aea987a3ace9%22%7” Uiteraard is het mogelijk om de betrokkenen voor deze sessies uit te nodigen waardoor ze de link uit de uitnodiging kunnen gebruiken voor de Breakout Sessie.

Organisator

Als organisator (en eigenlijk iedereen met de link) kun je in elke groep gelijktijdig een sessie starten door de link te openen. Je kunt zo meewerken in de verschillende sessies en eventueel een stukje begeleiding geven aan de groepen. Schakelen tussen de groepen doe je door in de navigatie van de Teams applicatie op Teams te klikken en vervolgens kun je naar het kanaal van de breakout sessie navigeren en op het camera icoontje te klikken.

CubeQuest

CubeQuest is specialist op het gebied van slim samenwerken met de producten en diensten van Microsoft. Wij zijn Microsoft partner voor het gehele MKB en staan onze klanten bij van Advies tot implementatie en beheer.

Jelle Bemener is IT Consultant bij CubeQuest. Neem contact met ons op via help@cubequest.nl of telefoon 070 2005015. Jelle is bereikbaar op jelle.bemener@cubequest.nl of 0638739723